Office Assistent

Over ons, Buitengewoon B.V.

Bijna 10 jaar geleden zijn wij gestart vanuit een passie voor asfalt en een duidelijke visie waarin kwaliteit, ontzorgen en flexibiliteit de hoofdrol spelen. Vanuit de Waalhaven-Rotterdam focussen wij ons op het aanleggen en onderhouden van bedrijfsterreinen en terminals. Ons portfolio en klantenkring groeit en inmiddels voeren we landelijk projecten uit en zelfs over de grens. Momenteel voeren we al het werk uit met een team van 15 vaste collega’s en een flexibele schil van 20-30 inhuurders.

We zijn op zoek naar een nieuwe collega: een office assistent.

Iets voor jou?

Over de functie en takenpakket

Als office assistent coördineer, regel en voer je ondersteunende activiteiten uit met betrekking tot facilitaire zaken, personeelsbeheer, administratieve ondersteuning en secretariële ondersteuning van het management.

Als office assistent zijn je taken en ben je verantwoordelijk voor:

• Secretariële werkzaamheden
  • Ondersteuning bij vergaderingen:
    • voorbereiden van vergaderingen, notuleren, distribueren verslagen en bewaken van nakomen afspraken/actiepunten
  • Organiseren van activiteiten/evenementen zoals (interne) cursussen en deelname aan beurzen e.d.
  • Optreden als vraagbaak en als eerste aanspreekpunt voor medewerkers en externe relaties
  • Beheren van archieven/databestanden
    • Zorgen voor inrichting/indeling/opzet
    • Invoeren van gegevens en verwerken van mutaties, onder meer met betrekking tot personeelsdossiers, materieel en machines en KAM gerelateerde zaken (certificeringen)
    • Aanleveren van overzichten/informatie (periodiek en op verzoek)
  • Aannemen en selecteren van telefoongesprekken, informeren naar aard, verzoek en doel van de aanvragen, doorverbinden naar desbetreffende medewerker
  • Verlenen van service aan bezoekers, verzorgen van koffie/thee e.d.
  • Verzorgen van de zakelijke correspondentie
  • Postverwerking
    • Ontvangen, sorteren en controleren binnengekomen post
    • Beheren van algemene e-mailbox en doorsturen naar betreffende afdeling
    • Verwerken van post/e-mail en verzorgen van correspondentie. Bewaken dat post/e-mail wordt afgehandeld.
  • Regelen van facilitaire zaken en aansturen schoonmaak
  • Secretariële ondersteuning leveren aan management team
• Administratieve ondersteuning
  • Beheren van kantoorartikelen, aanvullen en inventariseren van voorraden en indien nodig afroepen van kantoorartikelen bij (vaste) leveranciers
  • Zorgen voor een goede werking van o.a. printers, inschakelen van monteur bij storingen/voor reparatie en onderhoud
  • Verzorgen van diverse administratieve ondersteunende werkzaamheden voor de afdelingen en collega’s, o.a. beheer werkmaterieel en wagenpark, verzekeringen en zaken gerelateerd aan de certificeringen en bijbehorende audits
  • Coördineren en inkopen van relatiegeschenken i.s.m. afdeling marketing
    
    
• Personeelsbeheer
  • Uitvoeren van diverse werkzaamheden op het gebied van personeelsbeheer
  • Beheren van werkkleding, aanvullen en inventariseren van voorraden en indien nodig afroepen van werkkleding bij (vaste) leveranciers
  • Regelen en coördineren van de administratieve afhandeling van werving & selectie
  • Beheren van de personeelsadministratie en de personeelsdossiers
  • Zorgdragen voor diverse personele procedures, zoals ziek-/betermelden, verzorgen van correspondentie, opmaken van arbeidsovereenkomsten, melden van vragen van medewerkers
  • Coördineren en inkopen van geschenken als kerstpakketten en verjaardagscadeaus
    
    

Over jou

• Je hebt ruime relevante en recente werkervaring met het bieden van administratieve ondersteuning.
• Je vindt het leuk om op meerdere werkgebieden bezig te zijn en je daarin te verdiepen, van urenregistraties tot verzekeringen en van orde aanbrengen in digitale archieven tot aan het bestellen van kantoorartikelen.
• Je vindt het fijn dat je veel terugkerende taken hebt die je zelfstandig uitvoert, maar gaat flexibel om met ad-hoc vragen en taken.
• Je hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel en bent integer.
• Je werkt nauwkeurig, houdt van structuur en hebt oog voor detail.
• Je bent proactief en kunt goed overzicht bewaren.
• Je hebt ruime ervaring met Microsoft Office programma’s (met name Word en Excel) en je bent handig met nieuwe programma’s en tools en maakt je die snel eigen.
• Voor deze functie is het uitstekend spreken, schrijven en begrijpen van de Nederlandse taal noodzakelijk.
  
  

Dit bieden we je

• Een jaarcontract voor 16-20 uur per week, met uitzicht op een vast contract.
• Salarisindicatie (afhankelijk van kennis en ervaring): tussen €2.500 en €4.000 bruto per maand op fulltime basis, exclusief 8% vakantiegeld.
• Werkdagen en -uren in overleg. Voorkeur voor minimale beschikbaarheid op maandag en donderdag (hele en/of halve dag).
• Een klein team op kantoor waarmee je samen het alledaagse reilen en zeilen regelt, organiseert en stroomlijnt.
  
  

Is de rol van office assistent bij Buitengewoon jou op het lijf geschreven?

Stuur dan een e-mail naar Daniëlle de Jong via danielle@buitengewoonbv.nl met daarin kort iets over jezelf, je ervaring en waarom de functie je aanspreekt.

Je kunt je interesse kenbaar maken t/m dinsdag 30 september a.s.. Je ontvangt een reactie op je mail, uiterlijk in de week na de sluitingsdatum. Met geselecteerde sollicitanten zijn z.s.m. telefonische kennismakingsgesprekken waarna eventueel een uitgebreidere kennismaking op kantoor volgt.

Heb je vragen over deze vacature of wil je meer weten? Stuur ook dan een mail naar Daniëlle of bel naar 085-301 23 23.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.